BI Reporting: der Navigationskompass im Datenmeer der Unternehmenswelt

Definitionen von BI Reporting und Fachtermini sind für die praktische Umsetzung zunächst wenig hilfreich, da die Umsetzung und Zielsetzung für verschiedene Unternehmen sehr individuell sind.

Während Unternehmen, die über Ressourcen für komplexe Datenanalysen durch ihre Datenanalysten verfügen, sehr hohe Anforderungen an ihr BI Reporting stellen, nutzen kleine und mittelständische Unternehmen BI Reporting eher zur Verbesserung und Vereinfachung des Kennzahlenmanagements, d. h. GuV, Vertriebszahlen, und Finanzen, etc.

Es hängt also stark von der Kombination aus Technologie und Strategie ab, in welchem Umfang BI Reporting in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden sollte.

Ob das Potential der verfügbaren Daten genutzt werden kann, ist demnach abhängig von den verschiedenen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen. Fragen, die Sie sich daher in diesem Zusammenhang stellen sollten, sind

• Welche Strategie und Technologie werden momentan genutzt, um den Abteilungen (Stakeholdern) Daten zur Verfügung zu stellen?

„Das klingt logisch, aber aus Erfahrung wissen wir, dass die realistische Umsetzung, obwohl in der Theorie vielleicht besser, auch zu einer Verschlechterung der internen Prozesse führen kann. Deshalb sollte auch immer die Frage gestellt werden:“

• Wie versiert sind die technologischen und digitalen Kompetenzen der unterschiedlichen Stakeholder?

Bevor Sie sich also für eine neue Strategie entscheiden, holen Sie sich ein ausführliches Feedback aus den verschiedenen Abteilungen und führen Sie eine detaillierte Prozessanalyse durch.

In diesem Leitfaden: Datenanalyse: ein Leitfaden zur Verbesserung der Berichtsqualität finden Sie außerdem alle Aspekte, die Sie für ein professionelles und qualitatives BI Reporting berücksichtigen müssen.

ETL-Prozesse (extrahieren, transformieren und laden) sind das Herzstück jeder BI-Strategie Lösung und somit auch das Fundament für effektives BI Reporting. Einfach ausgedrückt, ETL-Tools sind die unsichtbaren Helfer, die Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, sie in ein einheitliches Format transformieren und dann in eine zentrale Datenbank laden, ein Datawarehouse, oder direkt in das BI-Tool laden.

Die IT-Spezialisten gewährleisten, dass ETL-Prozesse technisch korrekt umgesetzt werden und in Übereinstimmung mit den betrieblichen Bedürfnissen und Sicherheitsstandards sind.

Dabei übernehmen sie eine Vielzahl an Aufgaben: von der Auswahl der passenden ETL-Tools, über die Integration unterschiedlicher Datenquellen, bis hin zur kontinuierlichen Überwachung und Optimierung der Prozesse.

Das bedeutet, das wahre Herzstück ihres BI Reportings ist die IT-Abteilung. Auch hier sollten Sie sich daher einige kritische Kompetenzfragen stellen:

• Welche Strategien und Technologien nutzt die IT-Abteilung momentan?
• Wie versiert sind die IT-spezifischen Kenntnisse der Mitarbeiter?
• Sind genügend zeitliche und personelle Ressourcen verfügbar, um ein ETL-Projekt umzusetzen?

Noch mehr Informationen zum Thema Datenqualität finden Sie außerdem hier: Datenbereinigung: der große Überblick zur Sicherung von Datenqualität in Unternehmen.

Klar ist jetzt, dass BI Reporting kein Einheitsbrei ist. Es ist ein vielschichtiges Instrument, das sich an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen muss. Dabei spielen sowohl technische als auch menschliche Faktoren eine Rolle.

Denn was nützt die beste Technologie, wenn sie nicht auf die Anforderungen derjenigen zugeschnitten ist, die sie nutzen sollen?

Beim BI Reporting treffen zwei unterschiedliche Kompetenzgebiete aufeinander: Analysten und IT-Spezialisten müssen eng mit Informations- und Datenkonsumenten oder simpler ausgedrückt, End-Usern, zusammenarbeiten.

• Analysten sind Datenjongleure, aber nicht in jedem Unternehmen vorzufinden. Sie tauchen tief in Zahlen ein, erstellen Dashboards, Visualisierungen und suchen nach Mustern in den Daten.
• IT-Spezialisten sind das Herzstück und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Auf der anderen Seite benötigen Datenkonsumenten und Endnutzer einen einfachen Zugang zu Daten und Berichten, um reibungslos damit arbeiten und schnelle und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Dabei ist Self-Service BI sehr hilfreich und im Prinzip die BI-Methode, die den Umgang mit Daten im Unternehmen erleichtern soll. Sie ermöglicht es den Stakeholdern, selbstständig mit den Daten zu arbeiten, um individuelle Analysen durchzuführen und Berichte zu erstellen.

Self-Service BI erschafft demnach eine Brücke zwischen diesen Bereichen, ohne die Bedürfnisse der einen für die der anderen zu vernachlässigen.

Mehr über Self Service BI erfahren Sie in unserem Artikel: Business Intelligence: der Leitfaden für Unternehmen

Wir haben die drei wichtigsten Hürden identifiziert, deren Überwindung für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist:

1. Komplexität der Tools: Während Analysten und IT-Spezialisten mit komplexen BI- und ETL-Tools umgehen können, benötigen die End-User einfachere und intuitivere Lösungen. Daher ist es durchaus sinnvoll, hier auf vertraute und bereits etablierte Programme zu setzen. So kann auch das Risiko minimiert werden, dass es zu einer Verschlechterung der realen Prozesse kommt. Nach unserer Erfahrung ist die einfachste und intuitivste Lösung oft die beste.
2. Bereitschaft der Stakeholder: Unsere Erfahrung zeigt immer wieder, dass Theorie und Praxis weit auseinander liegen. Eine der häufigsten Hürden ist die Bereitschaft im Unternehmen, sich auf eine große Veränderung einzulassen, denn bekanntlich trennen sich die meisten Menschen nur ungern von Vertrautem. Daher gilt auch hier, dass es in der Regel auf weniger Widerstand stößt, wenn Etabliertes als Basis genutzt und weiterentwickelt wird.
3. Missverständnisse: Ohne klare Kommunikation und Verständnis für die Bedürfnisse der jeweils anderen Gruppe, kann es leicht zu Missverständnissen kommen. Das bedeutet, dass die Kommunikation bei der Umsetzung einer neuen BI-Reporting-Strategie oberste Priorität hat. Zu oft haben wir erlebt, dass es am Ende heißt: „Oh, das habe ich mir aber anders vorgestellt.“ Eine einfache, aber sehr effektive Methode, die wir empfehlen, um Missverständnissen vorzubeugen, funktioniert daher wie folgt:

Hierbei handelt es sich um eine in der Psychologie weit verbreitete Methode. Die Argumente und Sichtweisen des Gesprächspartners werden dabei in eigenen Worten wiedergegeben und ggf. schriftlich festgehalten. Diese Wiedergabe wird dann vom Gesprächspartner abgesegnet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass beide Seiten das Gleiche meinen und sich über die Anforderungen im Klaren sind.

In den vorherigen Abschnitten haben wir uns eingehend mit den Herausforderungen für die erfolgreiche Umsetzung einer BI-Reporting-Strategie beschäftigt. Daher ist jetzt noch die Frage zu klären, warum sollten Unternehmen diesen Schritt gehen?

Der Grund dafür ist, dass hier unsere marktwirtschaftlichen Grundprinzipien greifen. Eine Orientierung an der Konkurrenz ist daher ratsam, um im Wettbewerb nicht benachteiligt zu werden. Wenn ein Unternehmen nicht mindestens dem technologischen Standard der Branche folgt, sind zwar keine unmittelbaren Konsequenzen zu erwarten, mittel- und langfristig kann dies jedoch zu negativen Effekten führen.

Denn dann entsteht ein Wettbewerbsvorteil für Konkurrenten, die über effizientere und schnellere Prozesse verfügen und damit besser auf marktspezifische und regulatorische Umweltveränderungen reagieren können. Auch Beschäftigte, die anderswo moderne Arbeitsbedingungen vorfinden, könnten sich langfristig umorientieren.

Die Wahl des richtigen BI-Tools ist nur der Anfang. Der wahre Wert eines solchen Instruments zeigt sich erst in der täglichen Anwendung. Hier sind einige Handlungsempfehlungen für einen effektiven Einsatz:

• Datenqualität sicherstellen: Ohne saubere Daten ist jedes BI-Tool nutzlos. Vergewissern sie sich, dass Ihre IT-Spezialisten über die notwendigen Kenntnisse und Ressourcen verfügen.
• Benutzerfreundlichkeit beachten: Ein Tool, das die relevanten Mitarbeiter nicht versteht und zu komplex ist, wird nicht genutzt.
• Skalierbarkeit im Blick behalten: Das Tool sollte mit dem Unternehmen wachsen können.
• Regelmäßige Schulungen: Damit alle Mitarbeiter das Tool optimal nutzen können und Prozesse im Unternehmen standardisiert werden können.
• Feedback-Kultur pflegen: Nur so können Sie den Umgang mit dem BI-Tool kontinuierlich verbessern.

Es ist eine Kunst und eine Wissenschaft zugleich, den richtigen Mix aus Technologie, Methodik und Menschlichkeit zu finden. Wir haben für Sie deshalb eine ganze Reihe von Best Practices zusammengestellt, die Sie aus unserer Erfahrung beachten und befolgen sollten.

In einer idealen BI-Umgebung hat jeder Zugriff auf die Informationen, die er für seine Arbeit benötigt. Das ist die Grundidee von Self-Service BI. Doch wie passt das in eine Arbeitswelt, in der die Beteiligten ganz unterschiedliche Anforderungen haben und über unterschiedliche technologische Kenntnisse verfügen?

Excel ist im Business-Kontext allgegenwärtig, aber seine Möglichkeiten werden oft durch manuelle Prozesse und Dateninseln eingeschränkt. AnalyticsGate in Zusammenarbeit mit Qlik Sense erweitert die Kapazitäten von Excel um leistungsstarke BI-Funktionen. So haben Unternehmen die Möglichkeit auf bewährte Prozesse aufzubauen und diese zu verbessern.

Egal, um welche Abteilung es sich handelt, Excel ist ein allgegenwärtiges Tool, dass für viele Jobs im Vertrieb, Controlling oder Management eine Grundvoraussetzung ist. Eine der Hürden, die Bereitschaft, wird mit einer Excel-basierten Lösung so schon effektiv umgangen.

Die Integration von AnalyticsGate in Excel bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Automatische Datenaufbereitung: Schluss mit dem mühsamen Sortieren und Filtern. AnalyticsGate verwandelt komplexe Datenmengen in übersichtliche, aussagekräftige Tabellen.
• Dashboards: Erstellen Sie Dashboards, die nicht nur schön aussehen, sondern auch die Informationen liefern, die individuelle Stakeholder benötigen.
• Data Blending: Kombinieren Sie Daten aus CRM, ERP und anderen Systemen, um ein vollständiges Bild Ihrer Geschäftsprozesse zu erhalten.

Eine ausführliche Übersicht über die Vorteile von AnalyticsGate in Verbindung mit QlikSense und Excel finden Sie in diesem Beitrag: Qlik Sense in Excel mit AnalyticsGate nutzen: Vorteile für Ihr Unternehmen!

BI Reporting ist weit mehr als eine technische Spielerei, es ist das Navigationssystem, das Unternehmen durch das komplexe Datenmeer steuert. Von der Datenintegration über ETL-Prozesse bis hin zur Visualisierung und Bereitstellung von Daten und Kennzahlen ist BI-Reporting ein orchestriertes Zusammenspiel von Technologie und Mensch.

Eine enge Zusammenarbeit und klare Kommunikation zwischen Management und End-Usern ist essenziell, um einen effizienten Umgang mit Unternehmensdaten zu ermöglichen und das Reporting durch Self-Service BI zu revolutionieren.

AnalyticsGate als Excel-basiertes Erweiterung des BI-Tools Qlik Sense hebt diese Praxis auf ein neues Niveau. Es automatisiert und vereinfacht Prozesse, die bisher manuell und fehleranfällig waren. Durch die Integration in Excel bietet es eine vertraute Umgebung und erweitert gleichzeitig die Möglichkeiten für alle Stakeholder im Unternehmen.