Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) leicht gemacht: automatisierte Berechnungen mit AnalyticsGate und Excel

Die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung ist für Unternehmen jeder Größe eine zentrale Aufgabe der Finanzberichterstattung. Mit AnalyticsGate und Excel ist es möglich, diesen Prozess schnell und effizient zu gestalten. Durch die Automatisierung von Datenerfassung via Qlik Sense, -Datenanalyse und Berichterstellung bietet AnalyticsGate eine gute Lösung, die weit über die Möglichkeiten traditioneller Excel-Vorlagen hinausgeht. Unternehmen können so ihre GuV mit einer intelligenten Automatisierung durchführen, was nicht nur die Verlässlichkeit erhöht, sondern auch wertvolle Zeit spart.

Mit AnalyticsGate können Daten aus allen denkbaren Unternehmenssystemen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Salesforce und individuell programmierten Systemen mittels Qlik Sense nahtlos integriert und in Echtzeit verarbeitet werden. So lassen sich bedarfsgerechte Berichte erstellen, die genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmte sind. Intelligente Automatisierungsprozesse sorgen dafür, dass deine Finanzdaten stets aktuell und korrekt sind - von der ersten Dateneingabe bis zum finalen GuV-Bericht.

Erfahre in den folgenden Abschnitten alles, was du über die Gewinn- und Verlustrechnung wissen musst, und wie du über automatisierte Excel-Vorlagen in AnalyticsGate diesen Prozess optimieren kannst. Weiter unten erfährst du anhand eines Beispiels aus der Praxis, welche Vorteile AnalyticsGate gegenüber Standard-Excel-Vorlagen bietet und wie es den gesamten GuV-Prozess von der Datenerfassung bis zur Berichtserstellung vereinfacht.

Was ist eine GuV (Definition)?

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein durch das Handelsgesetzbuch (HGB) gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil des Jahresabschlusses, in dem Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel ein Geschäftsjahr, gegenübergestellt werden.

Die GuV dient dazu, den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln, indem sie den Gewinn oder Verlust aus der Differenz von Erträgen und Aufwendungen berechnet. Im Unterschied zur Bilanz, die die Vermögens-, Schulden- und Eigenkapitalsituation zu einem bestimmten Stichtag darstellt, fokussiert sich die GuV auf die finanzielle Leistung über einen Zeitraum hinweg.

Kapitalmarktorientierte Unternehmen sowie bestimmte andere Gesellschaften sind gesetzlich verpflichtet, eine GuV zu erstellen, um die finanzielle Performance zu dokumentieren und Transparenz gegenüber Stakeholdern zu gewährleisten. Die GuV muss in der Regel zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt werden, wobei sie Teil des Jahresabschlusses ist, der innerhalb festgelegter Fristen veröffentlicht werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen Bilanz und GuV?

Der Hauptunterschied zwischen Bilanz und GuV liegt im Zeitbezug: Die Bilanz ist zeitpunktbezogen, die GuV ist zeitraumbezogen. Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der finanziellen Lage zu einem bestimmten Stichtag und zeigt die Vermögenswerte (Aktiva), Schulden (Passiva) und das Eigenkapital. Eine Bilanz bietet eine Übersicht über die Ressourcen des Unternehmens und deren Finanzierung.

Die GuV hingegen liefert Informationen zur Ertragslage und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Während die Bilanz die finanzielle Stabilität und Liquidität zeigt, gibt die GuV Auskunft über Rentabilität und Leistungsfähigkeit. Zusammen ergänzen sie sich, indem die Bilanz die finanzielle Position zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellt und die GuV die Veränderungen dieser Position durch betriebliche Aktivitäten im Laufe eines Zeitraums aufzeigt.

Wer muss eine GuV erstellen?

Alle Unternehmen, die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zur Buchführung verpflichtet sind, müssen eine GuV erstellen. Dazu gehören insbesondere Kaufleute, die nach § 238 HGB Bücher führen und einen Jahresabschluss aufstellen müssen.

Einzelkaufleute, deren Jahresumsatz mehr als 800.000 Euro und deren Jahresgewinn mehr als 80.000 Euro beträgt, sind ebenfalls dazu verpflichtet eine GuV zu erstellen. Kleinere Unternehmen und Freiberufler, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können hingegen eine einfachere Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) verwenden.

Für Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) ist die Erstellung einer GuV nach § 264 HGB verpflichtend. Die gesetzliche Vorschrift dient der Transparenz und Vergleichbarkeit, da die betroffenen Unternehmen zahlreichen externen Stakeholdern, wie z.B. Investoren und Gläubigern, Rechenschaft ablegen müssen.

Kapitalmarktorientierte Unternehmen, die international agieren, müssen zusätzlich die International Financial Reporting Standards (IFRS) einhalten, die eine umfassende GuV verlangen. Auch bestimmte Personengesellschaften und Genossenschaften sind zur Erstellung einer GuV verpflichtet, wenn sie bilanzierungspflichtig sind.  

Wann muss eine GuV erstellt werden?

Eine GuV muss zum Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellt werden. Da für viele Unternehmen das Geschäftsjahr am 31. Dezember endet, wird die GuV häufig zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen.  Kapitalmarktorientierte Unternehmen wie Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) haben nach dem HGB in der Regel vier Monate Zeit, um die GuV zusammen mit dem Jahresabschluss zu erstellen und zu veröffentlichen.

Bei kleineren und nicht kapitalmarktorientierten Unternehmen beträgt die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses, einschließlich der GuV, in der Regel sechs bis neun Monate. Die fristgerechte Erstellung der GuV ist entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und eine transparente Kommunikation mit Stakeholdern zu gewährleisten.

Was ist Bestandteil der GuV?

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) umfasst folgende Bestandteile:

• Umsatzerlöse
• Sonstige betriebliche Erträge
• Materialaufwand
• Personalaufwand
• Abschreibungen
• Sonstige betriebliche Aufwendungen
• Finanzergebnis und Jahresüberschuss oder -fehlbetrag.

Die GuV gibt einen umfassenden Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Die detaillierte Aufgliederung von Erträgen und Aufwendungen ermöglicht es, die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu analysieren und informierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Eine gut strukturierte GuV ist daher nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiges Steuerungsinstrument für jedes Unternehmen.

Die Bestandteile der GuV im Detail erklärt:

1. Umsatzerlöse: Dies ist der wichtigste Posten auf der Ertragsseite der GuV. Die Umsatzerlöse umfassen alle Einnahmen, die das Unternehmen durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erzielt hat. Sie spiegeln die Kernaktivitäten des Unternehmens wider und sind ein zentraler Indikator für dessen wirtschaftlichen Erfolg.

2. Sonstige betriebliche Erträge: Unter diesem Posten werden alle Erträge zusammengefasst, die nicht direkt aus der Hauptgeschäftstätigkeit stammen, wie beispielsweise Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagevermögen, Mieterlöse oder Erträge aus Währungskursgewinnen.

3. Materialaufwand: Hier werden die Kosten für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie für bezogene Waren erfasst, die im Produktionsprozess verwendet wurden.

4. Personalaufwand: Dieser Posten umfasst alle Kosten, die mit der Beschäftigung von Mitarbeitern verbunden sind, einschließlich Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und sonstige Personalnebenkosten.

5. Abschreibungen: Abschreibungen erfassen den Wertverlust von Anlagevermögen, wie Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge, über deren Nutzungsdauer. Dieser Posten ist wichtig, um den realen Wertverlust von Investitionen im Jahresabschluss darzustellen.

6. Sonstige betriebliche Aufwendungen: Unter dieser Kategorie fallen alle weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit stehen, wie Mietkosten, Versicherungen, Marketingausgaben oder Büromaterial. Dieser Posten ist oft sehr breit gefächert und enthält alle Aufwendungen, die nicht spezifisch anderen Kategorien zugeordnet werden.

7. Finanzergebnis: Das Finanzergebnis setzt sich aus den Zinserträgen und Zinsaufwendungen zusammen, die ein Unternehmen hat. Hier werden zum Beispiel Zinsen auf Kredite oder Erträge aus Kapitalanlagen erfasst. Das Finanzergebnis zeigt, wie stark das Unternehmen von Fremdkapital abhängig ist und wie erfolgreich es sein Kapital investiert.

8. Jahresüberschuss oder -fehlbetrag: Am Ende der GuV steht der Jahresüberschuss oder -fehlbetrag, der den endgültigen Gewinn oder Verlust des Unternehmens für das Geschäftsjahr darstellt. Dieser Betrag wird in die Bilanz übertragen und beeinflusst das Eigenkapital des Unternehmens.

GuV Vorlage für Excel nutzen

Die Verwendung einer Excel-Vorlage für die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine kostengünstige, flexible und benutzerfreundliche Lösung, die den Prozess erheblich vereinfacht. Bei komplexeren Anforderungen und größeren Unternehmen stoßen solche Vorlagen jedoch an ihre Grenzen. AnalyticsGate bietet erweiterte Funktionen und Möglichkeiten, die besonders für Unternehmen mit höheren Ansprüchen an Datenanalyse und Automatisierung von Vorteil sind.

Automatisierte GuV in Excel mit AnalyticsGate durchführen

Die automatisierte GuV in Excel mit AnalyticsGate ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen nahtlos zu integrieren und in Echtzeit zu aktualisieren, wodurch die Finanzberichterstattung genauer, effizienter und schneller wird.

Welche Vorteile hat AnalyticsGate gegenüber Standard-Excel-Vorlagen?

Standard-Excel-Vorlagen bieten eine solide Grundlage für die Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen, müssen jedoch manuell angepasst werden und sind aufwendig zu pflegen. Insbesondere für komplexe und datenintensive Unternehmensumgebungen sind einfache Vorlagen wenig geeignet.

AnalyticsGate ist genau die richtige Lösung für alle Unternehmen, die digitalisieren wollen oder eine intelligente Datenautomation wünschen.

AnalyticsGate bietet sehr viel mehr als Standard-Excel-Vorlagen, die man sich überall im Internet für GuV- und andere Berechnungen herunterladen kann - aber wie?

Das macht AnalyticsGate einzigartig:

1. AnalyticsGate ist nicht nur eine Software, wir sind IT- und Datenanalyse-Spezialisten, die den gesamten Datenmanagement-Prozess von der Datenerfassung (z.B. ERP- und CRM-Systeme) über die Datenhaltung (z.B. Cloud Storage oder On-Premise), die Datenverarbeitung (ETL) bis hin zur Datenanalyse und Prozessautomatisierung für Sie umsetzen und optimieren können.

2. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt, sodass Sie am Ende eine GuV vorliegen haben, die genauestens auf Ihre Anforderungen angepasst ist. Ganz wichtig: Alle können ganz normal, wie sie es gewohnt sind mit Excel arbeiten.

3. Wir digitalisieren Ihre gesamte Dateninfrastruktur. Von der Datenerfassung bis zur Automatisierung Ihrer GuV können wir alles umsetzen. Gemeinsam integrieren wir alle Prozesse und schulen Mitarbeiter im Umgang mit AnalyticsGate.

GuV in Excel mit AnalyticsGate – so einfach geht es:

Alle relevanten und aktuellen Daten werden per Knopfdruck in Excel geladen: Im Gegensatz zu Standard-Excel-Vorlagen, die manuell angepasst werden müssen, lädt AnalyticsGate die benötigten Daten für die GuV direkt in Ihre individualisierte Excel-Vorlage.

Nahtlose Datenintegration: Standard-Excel-Vorlagen erfordern die manuelle Eingabe von Daten, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch die Fehleranfälligkeit erhöht. AnalyticsGate ermöglicht die direkte Anbindung an alle Datenquellen über Qlik Sense. Alle Erträge und Aufwendungen aus deinen Datenquellen sind jederzeit in einem Single-Point-of-Truth verfügbar und abrufbar.

Intelligente Automatisierung: Während Standard-Excel-Vorlagen wenige Automatisierungsmöglichkeiten bieten, erlaubt AnalyticsGate die vollständige Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wie das Aktualisieren von Berichten, das Durchführen von Berechnungen und die Verteilung der Berichte. Die Gewinn- und Verlustrechnung wird effizienter, schneller und konsistenter.

Fallbeispiel aus der Unternehmenspraxis: Automatisierte GuV-Erstellung mit AnalyticsGate für ein mittelständisches Unternehmen

Für ein mittelständisches Produktionsunternehmen, das regelmäßig eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen muss, um seine finanzielle Situation zu analysieren und strategische Entscheidungen zu treffen, sind die relevanten Daten, die in die GuV einfließen müssen, u.a. Umsatzerlöse, Materialaufwand, Personalaufwand, sonstige betriebliche Aufwendungen, Abschreibungen und Finanzerträge.

Herkunft der GuV-Daten

In diesem Unternehmen stammen die notwendigen GuV-Daten aus einer Kombination von IT-Systemen, die optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind:

• ERP-System (SAP): Hier werden Umsatzerlöse, Materialaufwendungen und Produktionskosten erfasst, wie z.B. Umsatzdaten aus dem Vertrieb, Bestandskosten und Produktionsberichte.
• CRM-System (Salesforce): Verwaltet Verkaufserlöse und Kundenaufträge, einschließlich Informationen zu abgeschlossenen Verkäufen und laufenden Aufträgen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem (DATEV): Erfasst die Personalkosten, einschließlich Löhne, Gehälter und Sozialabgaben.

Erfassung, Speicherung und Integration der GuV-Daten

Die relevanten Datenquellen für die GuV werden aus den Datenquellen des Unternehmens erfasst und in die Qlik Cloud oder das lokale Qlik Sense Enterprise integriert. Die Daten werden transformiert und Kategorisiert damit Sie für Excel geeignet sind.

Datenimport und Bearbeitung in Excel

Die transformierten und katalogisierten Daten werden jetzt über das AnalyticsGate Add-In und den Qlik-Connector in Excel geladen.

Die Daten werden wie gewohnt in Excel bearbeitet und analysiert. Dank der Automatisierungsfunktionen von AnalyticsGate werden wiederkehrende Aufgaben wie das Aktualisieren von Berichten und das Anpassen von Formeln im Unternehmen fortan automatisiert durchgeführt. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert gleichzeitig das Risiko von Fehlern.

Darüber hinaus sind intelligente Automatisierungsprozesse eingerichtet worden, die die Berichte automatisch an vordefinierte Mitarbeiter im Unternehmen verteilt.

GuV-Beratungstermin vereinbaren

Mit AnalyticsGate wird deine GuV genauer, effizienter und schneller. Kontaktiere uns noch heute für eine individuelle Beratung, um herauszufinden, wie die automatisierte GuV in Excel mit AnalyticsGate in deinem Unternehmen umgesetzt werden kann.