Excel Reporting im Controlling vereinfachen: AnalyticsGate erklärt und gibt Beispiele aus der Unternehmenspraxis
Thomas Hänig
Head of Development und Datenanalyst
Beratung AnalyticsGate
Excel Reporting im Controlling vereinfachen: AnalyticsGate erklärt und gibt Beispiele aus der Unternehmenspraxis
Im Controlling ist Excel das zentrale und am meisten genutzte Werkzeug für das Reporting. Erfahrene Controller nutzen Excel wie eine zweite Muttersprache. Sie wandeln mit Hilfe von Excel komplexe Datenmengen in übersichtliche und prägnante Berichte um und sorgen dafür, dass die Informationen für alle Stakeholder im Unternehmen anschaulich aufbereitet werden.
Excel hat jedoch seine Limitationen, insbesondere in Bezug auf Automatisierung und Visualisierung von Reportings. Software-Lösungen können hierbei helfen, das Reporting zu erleichtern, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. In diesem Artikel wird ein Einblick in die Arbeitswelt von Excel gegeben und es wird erläutert, wie durch effiziente Prozesse das Reporting im Controlling bereichert werden kann. Außerdem werden praktische Beispiele von Unternehmen vorgestellt, die ihr Reporting erfolgreich durch AnalyticsGate vereinfacht haben.
Excel Reporting im Controlling – Was gehört dazu?
1. Budgetierung und Prognosen
Die Planung und Zuteilung finanzieller Mittel für einzelne Geschäftsbereiche und Projekte ist Gegenstand der Budgetierung im Controlling. Dabei geht es darum, ein finanzielles Gerüst auf der Grundlage historischer Daten und zukünftiger Erwartungen zu erstellen. Prognosen dagegen befassen sich mit der Vorhersage von Finanzergebnissen aufgrund aktueller Trends, Marktentwicklungen und Wirtschaftsindikatoren. Zu den Aufgaben gehören die Erstellung von Budgetplänen, die Berechnung von Cashflows und die Bewertung der finanziellen Auswirkungen verschiedener Geschäftsszenarien.
Umsetzung in Excel
Controller können mit Excel detaillierte Budgets und Prognosen erstellen, indem sie Tabellen, Formeln und Funktionen verwenden. Mit Pivot-Tabellen und -Charts können sie verschiedene Szenarien modellieren und visuell darstellen. Die Flexibilität von Excel ermöglicht eine dynamische Anpassung von Budgets und die Integration verschiedener Datenquellen für präzise Prognosen.
2. Finanzberichterstattung
Unter Finanzberichterstattung wird die Erstellung von Dokumenten verstanden, die die finanzielle Lage und Leistung eines Unternehmens darstellen, wie z. B. Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen. Diese Berichte dienen internen und externen Stakeholdern dazu, die finanzielle Gesundheit und Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu bewerten.
Umsetzung in Excel
Excel erleichtert die Konsolidierung und Aufbereitung von Finanzdaten durch vordefinierte Vorlagen (Templates) und die Möglichkeit, eigene Formeln zur Berechnung von Finanzkennzahlen zu erstellen. Wichtige Daten können durch bedingte Formatierung visuell hervorgehoben werden, und komplexe Finanzberichte werden durch die Erstellung aussagekräftiger Dashboards verständlich aufbereitet.
3. Kostenrechnung
Unter Kostenrechnung wird die Erfassung, Analyse und Berichterstattung der Kosten verstanden, die bei der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen anfallen. Zweck der Kostenrechnung ist es, die Kostenstruktur zu verstehen, die Kosteneffizienz zu verbessern und Preis-, Budgetierungs- und Investitionsentscheidungen zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehört, die Kostenstrukturen zu analysieren, die Kostenverrechnung zu steuern und die Kostenträgerrechnung durchzuführen.
Umsetzung in Excel
In Excel können Controller Kostenrechnungsmodelle durch die Anwendung von Formeln und Funktionen entwickeln. Controllern ermöglicht Excel die Erarbeitung von Kostenrechnungsmodellen durch die Anwendung von Formeln und Funktionen, die eine genaue Analyse und Aufschlüsselung der Kosten ermöglichen. Pivot-Tabellen bieten eine effektive Möglichkeit, Kosten nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren und zu analysieren, was die Identifizierung von Kostentreibern und die Bewertung der Rentabilität von Produkten oder Dienstleistungen erleichtert.
4. Finanzanalysen
Bei der Finanzanalyse wird die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens anhand von Finanzdaten beurteilt. Zu den Hauptaufgaben gehören Rentabilitätsanalysen, Liquiditätsanalysen, Soll-Ist-Vergleiche, Break-even-Analysen und Risikoanalysen. Hierdurch soll ein klares Bild der finanziellen Leistungsfähigkeit, Stabilität und Rentabilität gezeichnet werden.
Umsetzung in Excel
Excel wird als Werkzeug für Finanzanalysen genutzt, da es die Anwendung komplexer Formeln und Funktionen ermöglicht, um diverse Finanzkennzahlen zu berechnen. Controller können mit Excel Finanzmodelle erstellen, die verschiedene Analysetypen unterstützen.
5. Investitionsrechnung
In der Investitionsrechnung geht es darum, die Rentabilität und das Risiko von Investitionen zu bewerten. Dabei werden Methoden wie die Berechnung des Kapitalwerts (NPV), des internen Zinsfußes (IRR) und der Amortisationszeit eingesetzt, um die Rentabilität und das Risiko von Investitionen zu analysieren. Diese Bewertungen sind unerlässlich, um Investitionsentscheidungen zu treffen und eine langfristige Finanzplanung zu erstellen.
Umsetzung in Excel
Excel bietet die Möglichkeit, detaillierte Investitionsrechnungen durchzuführen, indem Finanzfunktionen wie NPV und IRR eingesetzt werden. Dank der Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu modellieren und zu vergleichen, lässt sich so ein umfassender Evaluierungsrahmen für Investitionsprojekte erstellen. Zusätzlich können Tabellen und Diagramme zur Darstellung von Zahlungsströmen und zur Visualisierung der Investitionsrendite verwendet werden.
Reporting-Prozesse in Excel vereinfachen
Pivot-Tabellen für ein umfassendes Reporting
Pivot-Tabellen sind für Controller ein wesentliches Hilfsmittel, um große Datenmengen effizient zu sortieren, zu gruppieren und zu analysieren. Sie erlauben die Darstellung der Daten aus unterschiedlichen Blickwinkeln und erleichtern die Erstellung detaillierter Berichte durch Funktionen wie automatisches Sortieren, Zählen und Summieren sowie Filtern und Segmentieren.
Vorteile von Excel: Die intuitive Benutzeroberfläche von Excel erleichtert das Erstellen und Anpassen von Pivot-Tabellen, was eine schnelle und flexible Analyse von Finanzdaten ermöglicht. Dies trägt dazu bei, Zeit zu sparen und gleichzeitig tiefe Einblicke in die Unternehmensleistung zu gewinnen.
Wie vereinfacht AnalyticsGate die Erstellung von Pivot-Tabellen in Excel?
AnalyticsGate automatisiert und vereinfacht den Prozess der Datenaufbereitung für Pivot-Tabellen, indem es eine direkte Verbindung zu einer Qlik Applikation ermöglicht. Diese Verbindung beschleunigt nicht nur das Importieren und Organisieren von Daten in Excel, sondern ermöglicht auch den einfachen Zugriff auf kontinuierlich aktualisierte Daten. Über die Kombination von Qlik und AnalyticsGate werden auch die Analysefunktionen von Pivot-Tabellen erweitert, so dass komplexe Berechnungen und Datenkombinationen aus mehreren Quellen über ein in Qlik aufbereitetes Datenmodell mit Templates durchgeführt werden können.
Formeln und Funktionen
wie Grundfunktionen, Summenfunktionen, Referenzen, Zählfunktionen und Barwertfunktionen bilden das Fundament von Excel und tragen wesentlich zur Durchführung von Finanzanalysen und zur Berechnung von Kennzahlen bei. Diese Funktionen sind essenziell für die Erstellung präziser und aussagekräftiger Finanzberichte.
Vorteile von Excel: Excel bietet eine breite Palette an Formeln und Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Controllern zugeschnitten sind. Excel ist ein unentbehrliches Werkzeug für das Finanzberichtswesen aufgrund seiner Fähigkeit, komplizierte Berechnungen einfach durchzuführen und anzupassen.
Wie vereinfacht AnalyticsGate die Verwendung von Formeln und Funktionen in Excel?
AnalyticsGate bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und direkte Anbindung an relevante Datenquellen des Unternehmens und ermöglicht dadurch eine Reduzierung von Fehlern und das Arbeiten mit veralteten Daten. Durch die Integration von AnalyticsGate in Excel können alle Formeln und Funktionen die für die Bedürfnisse der Controller zugeschnitten sind genutzt werden.
Bedingte Formatierung für visuelle Analysen
Die bedingte Formatierung ist eine die es Controllern ermöglicht, ihre Daten lebhaft und leicht verständlich zu präsentieren. Die automatische Anpassung der Formatierung an aktuelle Daten erleichtert die fortlaufende Analyse und das Reporting, indem visuelle Hinweise auf wichtige Veränderungen oder Bereiche von Interesse präsentiert werden können.
Vorteile von Excel: Die bedingte Formatierung in Excel ermöglicht es, Zellen basierend auf ihren Werten oder bestimmten Kriterien visuell hervorzuheben. Dies ist besonders nützlich für die visuelle Analyse von Finanzdaten, da Trends, Abweichungen und Schlüsselindikatoren schnell identifiziert werden können.
Wie vereinfacht AnalyticsGate die Bedingte Formatierung in Excel?
AnalyticsGate verstärkt die Möglichkeiten der bedingten Formatierung in Excel, indem es die automatische Anwendung von Formatierungsregeln auf aktualisierte Daten unterstützt. Diese Dynamik sorgt dafür, dass Berichte immer die aktuellsten Informationen reflektieren und visuell anpassen, ohne dass manuelle Neuberechnungen oder Anpassungen erforderlich sind.
Dashboards zur Visualisierung von Reportings vereinfachen das Verständnis für Daten
Ein Dashboard hat die Funktion, Unternehmensdaten übersichtlich darzustellen und zu präsentieren. Es zeigt die wichtigsten Finanzkennzahlen, Grafiken und Performance-Daten aus einem bestimmten Unternehmensbereich.
Es ist möglich, interaktive Dashboards mit Excel zu erstellen, jedoch stößt das Programm im Controlling schnell an seine Grenzen. Für diese Aufgabe sind andere Tools besser geeignet, wie zum Beispiel Qlik Sense, Power BI.
Der Vorteil von AnalyticsGate besteht darin, dass das Excel-Add-In die Vorteile des BI-Tools Qlik Sense in Excel integriert. Dadurch können interaktive Dashboards mit aktuellen Daten in Excel erstellt und fortlaufend aktualisiert werden.
Diese Möglichkeiten gibt es zur Vereinfachung des Reportings in Excel
1. Templates und Standardisierung vereinfachen durch Zeitersparnisse
Die Verwendung von standardisierten Templates für Berichte, Budgets, Prognosen und andere Controlling-Dokumente kann Zeit sparen und die Konsistenz erhöhen. Einmal erstellt, ermöglichen diese Vorlagen eine schnelle Anpassung an spezifische Anforderungen ohne Neuerstellung von Grund auf.
2. Automatisierung vereinfacht das Datenmanagement
Die Automatisierung wiederkehrender und zeitaufwendiger Aufgaben in Excel ist ein Schlüssel zur Effizienzsteigerung im Controlling. Durch die Nutzung von Makros können Dateneingabe, Berechnungen und die Aktualisierung von Berichten und Dashboards automatisiert werden, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert.
3. Automatische Datenaufbereitung vermeidet Fehler
Die automatische Datenaufbereitung ist insbesondere nützlich, wenn Daten aus verschiedenen Quellen konsolidiert werden müssen oder wenn große Datenmengen regelmäßig aktualisiert und für Berichte oder Analysen vorbereitet werden. Sie umfasst das Entfernen von Duplikaten, das Konvertieren von Datentypen, das Filtern relevanter Informationen und das Anwenden von Berechnungen oder Transformationen, um die Daten analysebereit zu machen.
AnalyticsGate verwenden und von einem vereinfachten Excel Reporting profitieren
AnalyticsGate erweitert die nativen Funktionen von Excel durch Integration mit Qlik Sense, was eine nahtlose Erfahrung in der Datenanalyse und im Berichtswesen ermöglicht. Die drei zentrale Elemente Standardisierung, Automatisierung sowie automatische Datenaufbereitung – sind wesentlich, um Effizienz und Genauigkeit in der datenintensiven Umgebung des Controllings zu steigern.
Automatisiertes Excel Reporting – Praxisbericht eines Unternehmens aus der Logistik-Branche
Ausgangssituation – manuelles und zeitaufwendiges Reporting in Excel
Vor der Implementierung von AnalyticsGate musste ein Kunde aus der Logistik-Branche seinen täglichen Cash Flow Report manuell in Excel aktualisieren. Als Unternehmen, das nationale und internationale Speditionsdienstleistungen mit ca. 200 Mitarbeitern anbietet, war es für diesen Kunden entscheidend, effiziente und präzise Reporting-Methoden zu nutzen. Die Dateneingabe erfolgte über Excel-Vorlagen, und Berichte enthielten kundenspezifische Kommentare, wie den Status von Sendungen. Die Hauptdatenquellen waren Microsoft Dynamics NAV und CARGOBASE. Diese manuelle Vorgehensweise zur Datenpflege war fehleranfällig und machte den Reporting-Prozess zeitaufwändig und komplex.
Lösung - Implementierung von AnalyticsGate in Excel
Vor der Implementierung von AnalyticsGate musste ein Kunde aus der Logistik-Branche seinen täglichen Cash Flow Report manuell in Excel aktualisieren. Als Unternehmen, das nationale und internationale Speditionsdienstleistungen mit ca. 200 Mitarbeitern anbietet, war es für diesen Kunden entscheidend, effiziente und präzise Reporting-Methoden zu nutzen. Die Dateneingabe erfolgte über Excel-Vorlagen, und Berichte enthielten kundenspezifische Kommentare, wie den Status von Sendungen. Die Hauptdatenquellen waren Microsoft Dynamics NAV und CARGOBASE. Diese manuelle Vorgehensweise zur Datenpflege war fehleranfällig und machte den Reporting-Prozess zeitaufwändig und komplex.
AnalyticsGate als Excel-Add-In vereinfacht das Reporting
Durch die Einführung von AnalyticsGate hat sich der Reporting-Prozess bei dem Unternehmen aus der maritimen Branche grundlegend verändert.
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Automatisierte Aktualisierungen
Die täglichen Cash Flow Berichte aktualisieren sich jetzt automatisch und täglich, was manuelle Eingriffe überflüssig macht und somit Zeit spart sowie Fehlerquellen minimiert.
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Effizienzsteigerung
Die direkte Anbindung von AnalyticsGate an Microsoft Dynamics NAV und CARGOBASE über Qlik ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Datenübertragung, wodurch der gesamte Reporting-Prozess effizienter wird.
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Gewohnte Excel-Umgebung
Trotz der Automatisierung und Verbesserung des Reporting-Prozesses arbeiten Mitarbeiter weiterhin in der vertrauten Excel-Umgebung, was die Akzeptanz und den Übergang zu neuen Prozessen erleichtert.
Ein Vorstandsmitglied aus dem Unternehmen dieser Case Study betont die Vorteile von AnalyticsGate:
„Mit AnalyticsGate können wir die Bedürfnisse unserer Informationsnutzer erfüllen, die weiterhin ihre vertrauten Excel-basierten Berichte wünschen. AnalyticsGate beseitigt einen manuellen und fehleranfälligen Datenpflegeaufwand und ermöglicht es uns, Excel ausschließlich als Präsentationsmedium zu verwenden.“
Verbesserte Datenvisualisierung und Analyse mit AnalyticsGate für ein Unternehmen aus der Sozialbranche
Ausgangssituation – fehlende Visualisierungs- und Analyseoptionen für Berichte
Bevor dieser Kunde, der sich im Sozialwesen engagiert, AnalyticsGate einführte, gestaltete sich die Erstellung von Berichten wie der Multi-Jahres-Vergleich, der prozentualen Aufwandsgliederung und der Spendenanalyse sowie Heatmap-Visualisierungen als herausfordernd. Die Organisation nutzte Qlik Sense für die Datenanalyse, was jedoch aufgrund der Einarbeitungszeit seine Grenzen hatte. Die Mitarbeiter, die seit Langem Excel für Berichtszwecke verwendeten, fanden sich in der neuen Umgebung von Qlik Sense zunächst nicht zurecht.
Lösung - Implementierung von AnalyticsGate in Excel zur schnelleren Berichterstattung
Um den Zugang zu Qlik Sense Daten direkt aus Excel heraus zu ermöglichen und die Berichtserstellung zu vereinfachen, entschied sich dieses Unternehmen für die Implementierung von AnalyticsGate. Das Ziel war es, die vertraute Excel-Umgebung zu nutzen, um die Leistungsfähigkeit von Qlik Sense direkt in Excel zu integrieren. Dies ermöglichte eine nahtlose Nutzung von Qlik Sense Datenquellen und bot zusätzliche Flexibilität im Design sowie eine beschleunigte Erstellung von Grafiken und Formeln.
AnalyticsGate als Excel-Add-In automatisiert Datenaufbereitung und vereinfacht das Reporting
Die Einführung von AnalyticsGate hat in dieser Case Study zu signifikanten Verbesserungen geführt:
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Verbesserte Datenvisualisierung
Durch die Integration von Qlik Sense in Excel kann das betroffene Team jetzt komplexe Datenvisualisierungen wie Heatmaps direkt in Excel erstellen, was die Analyse und Präsentation von Daten deutlich vereinfacht.
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Effiziente Berichtserstellung
Die Möglichkeit, Qlik Sense-Daten direkt in Excel zu nutzen, beschleunigt die Erstellung von Berichten wie Multi-Jahres-Vergleichen und Spendenanalysen erheblich. Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit bei der Datenaufbereitung und -analyse.
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Erhöhte Benutzerfreundlichkeit
Die Mitarbeiter profitieren von der gewohnten Excel-Umgebung, die durch AnalyticsGate um die leistungsfähigen Analysefunktionen von Qlik Sense erweitert wird. Dies erleichtert den Übergang und steigert die Effizienz im Reporting-Prozess.
Eine Mitarbeiterin, zuständig für Controlling und Datenbank-Fundraising bei diesem Unternehmen aus der Sozialbranche, unterstreicht die Vorteile:
„QlikSense ist ein leistungsfähiges Werkzeug, benötigt aber Einarbeitungszeit. Mit Sense Excel kann ich Qlik Sense-Daten direkt in Excel nutzen, ein Tool, mit dem ich seit Langem arbeite. Sense Excel bietet mir Zugang zu weiteren Datenquellen und zusätzliche Designflexibilität. Für Grafiken und Formeln ist es schneller und einfacher, Sense Excel zu nutzen als Qlik Sense selbst.“